Sprawne rozwiązywanie problemów najemców przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji

Wracasz do domu po długim dniu w pracy. W mokry, jesienny wieczór wszystko wydaje się szare. Szarzy ludzie zlewają się z szarym asfaltem. Starasz się wyostrzyć wszystkie zmysły,  żeby zauważyć zbliżających się do przejścia przechodniów, tak aby zdążyć wyhamować samochód, kontrolując kątem oka wsteczne lusterko, czy jadący za tobą kierowca jest  podobnie skoncentrowany i zauważy twój manewr. 

Marzysz już tylko o tym, żeby dotrzeć do mieszkania, przebrać się w ciepły dres i zaparzyć gorącą herbatę Earl Grey. Tymczasem w mieszkaniu wita cię mrok. Przełącznik światła nie  reaguje. Sprawdzasz w łazience — to samo. Nie ma prądu. Ale jak? Przecież na korytarzu było  światło. Rzut oka na akwarium, które zalegają egipskie ciemności, to kolejny dowód na to, że w  kontaktach też nie ma prądu. 

 

Egipskie ciemności i zagadka rodem z filmów detektywistycznych. 

Sprawdzasz bezpieczniki. Te w mieszkaniu są ok, wszystkie włączone. „Może wywaliło na  korytarzu” — myślisz? Ale gdzie znaleźć właściwą skrzynkę. Na Twoim piętrze jest kilkanaście  mieszkań, a między nimi stylowo wykończone drewniane, zamykane na zamek szafki  skrywające różne instalacje i liczniki. Do której sięgnąć? Przypominasz sobie, że właściciel  mieszkania wysyłał w tej sprawie maila z instrukcją, ale gdzie on był? Nie szukasz. Sięgasz po  telefon i wysyłasz do niego wiadomość o treści: „Gdzie znajdują się bezpieczniki na klatce? W  mieszkaniu nie ma prądu, mimo że w bloku jest”. 

Po chwili przychodzi odpowiedź. Otwierasz właściwą szafkę i… wszystko działa. Bezpieczniki  na klatce są włączone. Wracasz do właściciela z prośbą o pomoc. Jest już ciemno, a masz  wrażenie, że w mieszkaniu robi się również zimno. Tym razem odpowiedź nie nadchodzi, a  przynajmniej nie od razu. 

Pół godziny później właściciel pisze, że próbuje się dodzwonić do zarządcy nieruchomości i  rozwiązać problem. Godzinę później dzwoni nieznany numer telefonu. To zarządca  nieruchomości kontaktuje się z tobą na prośbę właściciela. Opowiadasz mu o sytuacji, a ten  pyta, czy uruchomiłeś prąd i ogrzewanie pilotem. Jakim pilotem, pytasz? Pechowo jesteś w  mieszkaniu jednym z czterech lokatorów, wynajmujesz pokój od niedawna, ale nikogo nie ma w  domu i zupełnie nie kojarzysz, o jaki pilot może temu człowiekowi chodzić. 

Po kolejnej konsultacji telefonicznej z właścicielem okazuje się, że w mieszkaniu działa system  smart home, a pilot przypominający zwykły przełącznik jakiś czas temu odpadł ze ściany i jest  schowany w szafce. Znajdujesz pilot, klikasz i nic się nie dzieje. Znowu dzwonisz do zarządcy  

nieruchomości. Ten na szczęście domyśla się, że problemem może być bateria w pilocie.  Informuje cię, że za każdym razem, gdy nastąpi wyłączenie prądu, po jego ponownym  uruchomieniu należy aktywować prąd i ogrzewanie w mieszkaniu, klikając w odpowiednie  przełączniki na pilocie. Niestety, gdy bateria się wyładuje, nie jesteś w stanie tego zrobić, a  wówczas, aby przywrócić energię elektryczną i ciepło, trzeba wymienić ją na nową. 

Czterdzieści minut później wkładasz do pilota kupioną w pobliskim markecie baterię CR2032 3  V, klikasz i w mieszkaniu robi się jasno, a po nieco dłużej chwili, również ciepło. 

Dla nas, profesjonalnych zarządców najmu, taka sytuacja to chleb powszedni. Teoretycznie  bylibyśmy w stanie odpowiedzieć na twój problem szybciej niż właściciel czy spółdzielnia. W  praktyce blokuje nas czas: liczba zgłoszeń, maile, telefony, komunikatory. I dokładnie tu  wchodzi RentEasy.AI Nasza wirtualna asystentka Zoe potrafi przechwycić takie zgłoszenia,  przeanalizować ich treść i samodzielnie udzielić odpowiedzi, zanim ktokolwiek z nas zdąży  otworzyć skrzynkę mailową. 

 

Klęska urodzaju — przy kilkudziesięciu najemcach trudno o szybkie reakcje. 

Kiedy zarządzasz portfelem kilkudziesięciu czy kilkuset nieruchomości, przypadek opisany  wyżej jest jednym z wielu szybkich i prostych do rozwiązania problemów. Niestety nie zawsze  jesteśmy w stanie odpowiedzieć na nie tak szybko, jak oczekują najemcy. Nie wynika to ze złej  woli, lecz z przeciążenia zespołu. 

Zoe w RentEasy.AI czyta wszystkie zgłoszenia w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, czy  przyszły maile, przez formularz, czy z komunikatora. Klasyfikuje je i natychmiast odpowiada, a  do zarządcy trafiają sprawy wymagające decyzji człowieka. 

W opisanym wyżej przypadku właściciel, Marek, posiadacz trzech mieszkań na wynajem nie  korzystał (jeszcze) z usługi zarządzania najmem i wszelkie problemy swoich najemców starał się rozwiązywać samodzielnie. Załóżmy jednak, że korzysta z usług firmy takiej jak moja. Jakie  problemy najemców rozwiązujemy każdego dnia? 

 

Powtarzalne problemy, a mimo to długi czas odpowiedzi. 

Wiele spraw jest błahych, ale czasochłonnych. Pytania o bezpieczniki zdarzają się często,  podobnie jak te o hasło do routera, termin płatności czynszu oraz zasady zgłaszania usterek. Z  perspektywy najemcy to pilne „tu i teraz”, z naszej, to kolejne minuty na odszukanie starego  maila i odpisanie. 

W RentEasy.AI Zoe ma pod ręką instrukcje, regulaminy i historię zgłoszeń. Odpowiada w kilka  sekund. W przypadku awarii potrafi również określić, czy chodzi o drobną usterkę, czy sytuację wymagającą natychmiastowej interwencji. 

Zarządzając najmem moich klientów i koordynując pracę zespołu, widziałem, że sporą część powtarzających się zgłoszeń można obsłużyć znacznie szybciej. Postanowiłem stworzyć narzędzie, które pozwoli zarządcom najmu reagować na potrzeby najemców natychmiast, bez  opóźnień wynikających z przepełnionej skrzynki mailowej. 

Tak powstała aplikacja RentEasy.Ai. Dzięki sztucznej inteligencji stworzyliśmy Zoe – wirtualną asystentkę, która w czasie rzeczywistym odpowiada na większość zgłoszeń. Gdyby najemca z  początku artykułu napisał do Zoe zamiast do właściciela, w ciągu kilku minut otrzymałby  instrukcję, zdjęcie pilota oraz informację, że prąd wróci po wymianie baterii. Bez dzwonienia,  bez nerwów, bez angażowania właściciela czy zarządcy.

Zoe potrafi rozpoznać zgłoszenia wymagające natychmiastowej reakcji, jak zalanie czy awaria  instalacji. W takich przypadkach natychmiast powiadomi właściwą ekipę oraz właściciela,  oznaczając sprawę jako pilną. Dzięki temu interwencja następuje szybciej, a ryzyko  kosztownych szkód jest znacznie mniejsze. 

 

Zautomatyzuj proces rozliczania depozytu z Zoe 

Innym tematem, który potrafi ciągnąć się miesiącami jest rozliczenie depozytu. Jeżeli w  mieszkaniu doszło do awarii lub szkód spowodowanych przez najemcę, kwota depozytu jest  zwykle pomniejszana, co naturalnie rodzi pytania i prośby o dokumentację. 

W RentEasy.AI Zoe przejmuje 80-90% tej korespondencji. Zbiera zdjęcia, rachunki i protokoły,  porównuje je z umową, przygotowuje klarowne wyjaśnienie oraz propozycję rozliczenia. Do  zarządcy trafia już gotowa odpowiedź, do zaakceptowania jednym kliknięciem. 

W działalności zarządcy najmu świetne relacje z właścicielami i najemcami są fundamentem  rozwoju firmy. Zadowoleni klienci polecają nas dalej, a szybka i skuteczna komunikacja  prowadzona przez Zoe pozwala rozwiązywać problemy najemców od ręki. 

Czy chodzi o awarie, rozliczenia, sporne kwestie dotyczące depozytu czy nawet pytania tak  prozaiczne, jak: „kto wymienia żarówkę?” – Zoe odpowiada natychmiast. Dzięki temu zarządca  może zająć się pracą, która rozwija jego biznes. 

W tym artykule skupiłem się na perspektywie najemcy. Zachęcam Cię do zapoznania się z  punktem widzenia właściciela nieruchomości, który opisałem w poprzednim tekście. 

Więcej o samej aplikacji, o tym, jak ograniczać koszty zarządzania nieruchomościami możecie  przeczytać w artykule opublikowanym w 33 numerze Strefy Nieruchomości. 

Najwięcej dowiesz się jednak bezpośrednio u nas, na www.renteasy.ai. Z chęcią porozmawiamy z Tobą na indywidualnej konsultacji. Zapraszamy! 

 

Partner Strategiczny - Renteasy.Ai