Uwaga: treść aktualizowana, ostatnia aktualizacja 1 sierpnia 2019

Umowa najmu okazjonalnego dotyczyć może wyłącznie nieruchomości mieszkalnych, musi być zawarta na czas określony do 10 lat, wymaga dodatkowych załączników w formie aktów notarialnych i rejestracji w Urzędzie Skarbowym.

Umowa najmu okazjonalnego ma dawać właścicielom mieszkań lepszą możliwość ochrony ich interesów, pozwalając na szybką reakcję i interwencję głównie w sytuacjach związanych z zaległościami finansowymi ze strony lokatora. Nakłada kilka dodatkowych obowiązków na obie strony umowy, a organom państwa pozwala na kontrolę rynku najmu prywatnego.

Od 23 listopada 2013 roku możliwość zawierania umów najmu okazjonalnego mają wszyscy właściciele mieszkań, nie tylko osoby fizyczne. Zmiany wprowadziła Ustawa z dnia 27 września 2013 r. o pomocy państwa w nabyciu pierwszego mieszkania przez młodych ludzi. Trzeba zwrócić uwagę, że są różne wymogi dla osób prywatnych i prowadzących działalność gospodarczą co do postępowania w przypadku podpisywania takiej umowy.

Strony umowy

Ponieważ według definicji ustawowej "Umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu służącego do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych" najemcami w takiej umowie mogą być jedynie osoby fizyczne.

Wynajmującym może być osoba fizyczna lub firma, ale nie prowadząca profesjonalnej działalności w zakresie wynajmu nieruchomości. W praktyce wynajmujący to głównie osoby fizyczne, bo łatwiej jest dopisać odpowiednie PKD do działalności, niż przechodzić całą procedurę najmu okazjonalnego.

Główne wyróżniki umowy najmu okazjonalnego

Ze względu na wyróżnienie takiej umowy, inny jest oczywiście jej nagłówek. Pozostałe cechy:
- obowiązek zawarcia i wprowadzania zmian na piśmie,
- określenie czasu trwania umowy ? nie dłużej niż na 10 lat
- najemca jest osobą fizyczną,
- załączniki w formie aktów notarialnych: 1) oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu, 2) wskazanie przez najemcę innego lokalu wraz z oświadczeniem zgody jego właściciela na przyjęcie w nim najemcy i innych osób z nim mieszkających na wypadek wykonania egzekucji opuszczenia lokalu najmowanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego,
- kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności czynszu ustalonego w umowie, a służy zabezpieczeniu należności przysługujących właścicielowi z tytułu najmu i ewentualnych kosztów egzekucji opróżnienia lokalu. Wpłata kaucji nie może być warunkiem wydania lokalu.

Dodatkowe obowiązki związane z umową najmu okazjonalnego to przede wszystkim jej rejestracja we właściwym urzędzie skarbowym przez wynajmującego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Od najemcy natomiast wymagane jest informowanie właściciela o utracie możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym w załącznikach do umowy i dostarczenie nowego oświadczenia w ciągu 21 dni od powzięcia wiadomości o takim zdarzeniu.

Procedura najmu okazjonalnego

Jak poukładać kolejność całego procesu?

1. Uzgodnienie z potencjalnym najemcą, że będzie to najem okazjonalny, wstępne ustalenie warunków.
2. Wskazanie adresu do wyprowadzki (oświadczenie).
   Jeśli najemca ma nieruchomość mieszkaniową lub choćby udział, to może sam napisać oświadczenie o wskazaniu adresu do wyprowadzki, najlepiej z podaniem numeru księgi wieczystej, gdzie można potwierdzić jego prawo własności. W innym przypadku prosimy o znalezienie osoby, która może złożyć oświadczenie o przyjęciu naszego potencjalnego najemcy/ów (ewentualnie: wraz z rodziną) pod swój dach, w razie potrzeby opuszczenia najmowanego lokalu. Najlepiej byłoby, gdyby podpis był poświadczony notarialnie, a w najbardziej "bezpiecznej" opcji notariusz poświadcza, że dana osoba jest właścicielem wskazanej nieruchomości.
   UWAGA: Do tego oświadczenia nie jest w Ustawie o ochronie praw lokatorów wymagane notarialne poświadczenie podpisu ani inna forma potwierdzenia notarialnego dla oświadczenia. Z praktyki jednak wynika, że przy zlecaniu czynności komornikowi dobrze jest jednak mieć taką formę.
3. Sporządzenie umowy najmu okazjonalnego i jej podpisanie.
   Zadbajmy o odpowiedni nagłówek, zapisy o obowiązkach najemcy dotyczących dbałości o mieszkanie i ewentualnych napraw, bo tutaj nie działają przepisy Ustawy o ochronie praw lokatorów.  Podobnie trzeba opisać stan mieszkania na koniec najmu, i zawrzeć warunek wydania lokalu najemcy: dostarczenie aktu o poddaniu się egzekucji. Dobrze również jest dopisać, że w przypadku niedostarczenia tego dokumentu umowa nie wchodzi w życie.
4. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji do umowy najmu okazjonalnego.
   Wraz z podpisaną przez obie strony umową najemca udaje się do notariusza, może to zrobić sam. Notariusz sporządza akt o poddaniu się egzekucji do konkretnej umowy najmu.
   Można prosić o uwzględnienie, jeśli dopuszczamy przedłużenie umowy najmu na piśmie, nie wskazywania daty końca tej umowy najmu i co za tym idzie obowiązywania danego aktu o poddaniu się egzekucji, ponieważ wtedy potrzebny będzie nowy dokument od notariusza.
5. Przekazanie mieszkania.
   Wynajmujący, po otrzymaniu kompletu dokumentów (umowa, wskazanie adresu, oświadczenie o poddaniu się egzekucji), może wydać lokal najemcy, umowa wchodzi w życie. Stowarzyszenie Mieszkanicznik zaleca jeszcze sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, kolejnego załącznika do tej umowy. W tym momencie można również pobrać kaucję i czynsz najmu za pierwszy miesiąc najmu.
6. Zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego
   W ciągu 14 dni od przekazania mieszkania wynajmujący powinien umowę zgłosić do swojego urzędu skarbowego, w którym składa swoje zeznania podatkowe. Można to zrobić osobiście lub listem poleconym, najważniejsze informacje to dane podatnika, adres lokalu w najmie, kwota czynszu najmu. Do listu wystarczy załączyć kopię tej części umowy, która zawiera informacje o adresie i czynszu, wysokość czynszu potem jest podawana w statystykach.
   Zgłoszenie nie musi być wykonane osobiście przez podatnika, może to zrobić nawet zarządca najmu. Ważne jest jednak zarejestrowanie umowy, ponieważ z wyroków sądów wynika, że bez tego ostatniego kroku umowa najmu jest tzw. umową zwykłą.

Zakończenie najmu

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu okazjonalnego, jeśli najemca nie wydał lokalu, należy doręczyć żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 7 dni na tę czynność. Jeśli mieszkanie w tym terminie nie zostanie przekazane właścicielowi, może on zwrócić się do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu załączonemu do umowy przy jej podpisywaniu - o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu.

Regulacje dotyczące umowy najmu okazjonalnego znajdują się w Ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U.2014.150) art. 19a-19e. 

Polecamy też praktyczny poradnik Marty Gadzińskiej, jak przekonać najemcę do najmu okazjonalnego

Opracowanie: Hanna Milewska-Wilk