Jak na co dzień obsługiwać (wynajęte już) mieszkanie: o czym pamiętać, co sprawdzać, jak zorganizować dokumenty i kalendarz zadań.

Samodzielne zajmowanie się wynajmem mieszkania może przysporzyć właścicielowi wielu problemów. Sposobem na ich uniknięcie jest odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Prześledźmy zatem najważniejsze jego etapy i wiążące się z nimi zagrożenia.

1. Przygotowanie nieruchomości do najmu.

Jako właściciele jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczeństwo najemców, dlatego musimy przekazać im mieszkanie w odpowiednim stanie technicznym. Powinniśmy zadbać o wykonanie wszystkich obowiązkowych przeglądów – kominiarskiego, gazowego, elektrycznego. Najczęściej organizowane są one przez wspólnotę mieszkaniową, jeśli jednak tak się nie zdarzy, musimy je zlecić na własny koszt. Konieczne jest zadbanie, aby wszystkie półki czy gniazdka elektryczne były odpowiednio umocowane, a wszystkie instalacje w pełni sprawne.

Funkcjonalność i estetyka pozornie schodzą na drugi plan, jednak pamiętać należy, że mają wpływ na cenę czynszu najmu i szybkość wynajęcia. Mieszkanie powinno być urządzone na tyle uniwersalnie, aby podobało się wielu potencjalnym klientom. Kolory powinny być więc jasne i neutralne, wnętrze zaś pozbawione akcentów osobistych lub odnoszące się do konkretnej religii.

2. Określenie wysokości czynszu najmu.

Jednym z kluczowych elementów najmu jest jego koszt. Cena nie może być zbyt niska, bo wynajem nie będzie opłacalny, jednocześnie jednak zbyt drogie mieszkanie to poważna strata pieniędzy w czasie, kiedy stoi ono puste. Przed ustaleniem ceny porównajmy oferty podobnych mieszkań w tej samej okolicy. W dobie Internetu bardzo łatwo jest zrobić takie badanie, gdyż ogłoszenia wraz ze zdjęciami znaleźć można na licznych portalach z ofertami. Każde mieszkanie jest inne, różni się od pozostałych wyposażeniem, stanem technicznym i lokalizacją, a wszystkie te czynniki wpływają na cenę. Przybliżony przedział cenowy można jednak ustalić z łatwością. Planując zamieszczenie własnej oferty warto poświęcić trochę czasu na zrobienie zdjęć dobrej jakości i przygotowanie atrakcyjnej treści ogłoszenia. Pamiętajmy, że większość ludzi jest wzrokowcami i niejednokrotnie to zdjęcia „wynajmują” nasze mieszkanie.

3. Szukanie i selekcja najemców.

W dzisiejszych czasach głównym źródłem pozyskiwania klientów jest Internet. Każdy region ma swoje serwisy lokalne, do dyspozycji mamy też duże portale internetowe, na których znajdują się tysiące ofert z całej Polski. Do najpopularniejszych należą między innymi: www.gumtree.pl, www.gratka.pl, www.oferty.net, www.domiporta.pl, www.otodom.pl, www.szybko.pl, www.olx.pl. Znacznie mniejszą popularnością cieszą się obecnie ogłoszenia prasowe, choć największe tytuły, takie jak Gazeta Wyborcza, wciąż mają dodatki Dom, Oferta czy Bezpośrednio, otwarta na tego typu publikacje jest też prasa lokalna. Nie zapominajmy o mniej popularnych metodach takich jak ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w bloku, w pobliskim sklepie, kiosku ruchu czy uczelni. W ten sposób informacja o mieszkaniu może trafić do osób, które zainteresowane są najmem w określonej lokalizacji. Korzystajmy też z poczty pantoflowej, znajomych i rodziny, którzy mogą zwiększyć nasze szanse na znalezienie najemcy z polecenia.
Najemca po odpowiedniej weryfikacji może zaoszczędzić nam kłopotów w przyszłości, dlatego nie bójmy się zadawać pytań, które pomogą nam w jego ocenie. Lepiej poświęcić więcej czasu na odpowiedni wywiad niż żałować, że o coś nie dopytaliśmy. Dowiedzmy się, gdzie potencjalny najemca pracuje, jaki ma rodzaj umowy i ile zarabia. Nie chodzi o zaspokojenie naszej ciekawości, ale sprawdzenie, czy będzie go stać na płacenie czynszu. Zapytajmy, gdzie mieszkał wcześniej i dlaczego zmienia miejsce zamieszkania. Jeśli istotne są dla nas kwestie palenia papierosów czy posiadania zwierząt też przedyskutujmy ten temat.

4. Podpisanie umowy najmu i przekazanie lokalu.

Z wybranym najemcą powinniśmy podpisać umowę najmu. Jest ona tworzona zapobiegawczo: na złe czasy, kiedy powstać może spór między stronami. Umowa powinna zawierać oznaczenie stron, opis nieruchomości, kwotę czynszu najmu wraz z terminem płatności oraz określenie sposobu pokrywania opłat za media. Niezbędne jest również wskazanie na jaki okres umowa jest zawierana i jakie są możliwości jej rozwiązania. Jako zabezpieczenia zawsze powinniśmy oczekiwać wpłaty od najemcy kaucji. Dobrą praktyką jest również wpisywanie danych kontaktowych, które ułatwią nam komunikację.
Po podpisaniu umowy dochodzi od przekazania nieruchomości najemcy. W dniu, kiedy przekazujemy lokal oraz klucze do niego, trzeba sporządzić protokół zdawczo – odbiorczy. Jest to spis wyposażenia lokalu wraz z określeniem jego stanu. Pamięć jest ulotna, więc dodatkowo można zrobić kilka zdjęć. Jeśli najemca ma opłacać media zgodnie ze swoim zużyciem, spisujemy również stan liczników

5. Relacje z najemcą.

Ważne jest utrzymywanie z najemcą stałego kontaktu, ułatwi nam to zbudowanie dobrych relacji. Warto czasem zapytać, czy najemca niczego nie potrzebuje lub czy w wszystko jest w porządku. Taka atmosfera współpracy może przełożyć się na przedłużenie okresu najmu lub polecanie nas znajomym. Traktujmy najemcę tak, jak sami byśmy chcieli być traktowani na jego miejscu. Troska o przyjemny kontakt nie powinna nas jednak zwalniać z czujności i monitorowania płatności oraz stanu mieszkania. Jeśli zauważymy, że w wyznaczonym terminie nie wpłynął czynsz, od razu skontaktujmy się z naszym lokatorem. Dowiedzmy się, co jest powodem opóźnienia i kiedy zostanie dokonana wpłata. Doprowadzenie do sytuacji, w której najemca zalega nam kilka miesięcy za czynsz jest dobrowolnym pakowaniem się w kłopoty. Łatwiej jest płacić regularnie mniejsze kwoty niż jednorazowo spłacić kilka czy kilkanaście tysięcy złotych. Jeśli nie zapowiada się szybka poprawa tej sytuacji, powinniśmy rozważyć jak najszybsze rozwiązanie umowy, aby zaległości nie narosły. Podobnie wygląda sprawa stanu mieszkania. Starajmy się przynajmniej raz na pół roku odwiedzić naszą nieruchomość. Sprawdźmy, czy najemca o nią dba, czy nie ma zniszczeń. To, że nasz najemca regularnie płaci niekoniecznie oznacza, że odpowiednio wypełnia pozostałe warunki umowy. Najemca również nie powinien mieć problemu z tym, że raz na jakiś czas wpuści nas do mieszkania. Nikt nie chciałby podczas odbioru mieszkania oglądać połamanych mebli i zniszczonych innych elementów mieszkania.

6. Awarie i naprawy.

Podpisana umowa najmu reguluje nam prawa i obowiązki stron. Zwyczajowo przyjęło się, że za drobne naprawy typu wymiana żarówek czy przykręcenie poluzowanej śrubki odpowiada najemca, natomiast właściciel jest odpowiedzialny za tzw. większe naprawy i poważniejsze inwestycje w lokal, do których należeć może naprawa okien czy instalacji elektrycznej. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy uszkodzenie powstaje z winy najemcy. Za naprawę spowodowanych szkód płaci on z własnej kieszeni. Musimy przy tym pamiętać, że jeśli najemca zgłasza nam awarię, powinniśmy zareagować najszybciej jak to możliwe. Leży to również w naszym interesie. Nie powinniśmy dopuścić, aby cieknąca rura czekała na naprawę tydzień. Może to doprowadzić do zniszczeń w mieszkaniu lub niezadowolenia naszego najemcy, a nawet wypowiedzenia przez niego umowy najmu, jeśli będziemy mu chcieli odciąć wodę do czasu naprawy. Pozostawienie najemcy z problemem też nie jest dobrym rozwiązaniem. Najlepiej wypracować sobie listę sprawdzonych serwisantów i ekip remontowo-budowlanych, z których będziemy mogli korzystać w przypadkach kryzysowych.
Poza sytuacjami awaryjnymi powinniśmy pamiętać o obowiązkowych przeglądach. Najlepiej jest zrobić sobie grafik, kiedy jakie przeglądy były wykonane i za ile czasu trzeba myśleć o kolejnych. Dobrze jest mieć listę uprawionych wykonawców, którzy zagwarantują nam odpowiednią jakość usługi.

7. Zakończenie umowy najmu i zwrot lokalu.

Gdy umowa najmu wygasa, należy ponownie wraz z najemcą spisać protokół zdawczo – odbiorczy. Tak samo jak w dniu przekazywania lokalu, umieszczamy w nim końcowe stany liczników oraz stan nieruchomości i jej wyposażenia. W przypadku, kiedy mamy wątpliwości co do zniszczenia elementów mieszkania, należy sięgnąć po protokół spisywany w dniu przekazania i dokonać porównania. W tym przypadku przydają się zdjęcia. Normalne zużycie lokalu i jego elementów nie obciąża najemcy, natomiast jego zniszczenie już tak. Starajmy się zatem, aby nasze protokoły były dokładne.
Z końcem umowy najmu powinniśmy dokonać także końcowego rozliczenia najemcy ze zużycia mediów. Na podstawie odczytów liczników i poprzednich faktur rozliczeniowych od dostawców mediów, jesteśmy to w stanie zrobić w miarę dokładnie.

8. Dokumentacja.

Podczas całego procesu najmu gromadzimy najróżniejsze dokumenty. Są to umowy najmu, aneksy, wypowiedzenia, protokoły, rachunki, korespondencja z najemcą itd. Ważne jest, aby dokumentację tę trzymać w porządku. Możemy np. wszystkie te dokumenty włożyć do segregatora, podzielić je na poszczególne kategorie i odstawić na półkę. Każda umowa najmu może stanowić oddzielny segregator. Również podział na lata jest możliwy. Innym sposobem jest wydzielenie kategorii np. umowy, media, remonty i zakupy, rozliczenia z US, itp. W takim przypadku układamy je chronologicznie, a w momencie, kiedy zapełni się nam segregator, po prostu sięgamy po drugi.
Dlaczego porządek w dokumentacji jest bardzo istotnym elementem? Takie dane i potwierdzenia działań mogą być pomocne w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego, na którą urząd ma aż 5 latach.

Po zakończeniu jednej umowy najmu całą procedurę możemy zaczynać od początku. Jak więc można zauważyć, obsługa mieszkania jest procesem ciągłym, czasochłonnym i niepozbawionym ryzyka. Dobre przygotowanie do obsługi najmu znacznie ułatwi nam pracę i sprawi, że nie będziemy się stresować na każdym jego etapie.

Katarzyna Gąsowska, 06'2015