4 najczęstsze błędy przy rozliczaniu kaucji – jak ich uniknąć?

Rozliczenie kaucji może wydawać się prostą formalnością, ale w praktyce często okazuje się źródłem problemów. Spóźniony zwrot, potrącenia niezgodne z prawem czy nieprecyzyjne zapisy w umowie potrafią skutecznie skomplikować relacje między wynajmującym a najemcą.  

Nasz partner Sim Property , doświadczony zarządca najmu długoterminowego, na co dzień rozlicza kaucje w imieniu właścicieli mieszkań w całej Polsce i pomaga uniknąć im pułapek. Na bazie wieloletniej praktyki zarządcy najmu z Sim Property przygotowali listę czterech najczęściej popełnianych błędów przy rozliczaniu kaucji wraz z poradami, jak ich unikać, aby oszczędzić sobie nerwów, czasu i pieniędzy, a w skrajnych przypadkach nawet postępowań sądowych.  

Zobacz materiały video: 

1. Uważaj na te błędy przy rozliczaniu kaucji!
2. Co możesz potrącić z kaucji? Nie wszystko, co Ci się wydaje!

1. Zwrot kaucji po terminie

Przepisy są w tej kwestii jasne - na rozliczenie kaucji masz miesiąc od dnia faktycznego opróżnienia lokalu przez najemcę. Nie chodzi o datę podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego czy rozwiązania umowy na papierze, tylko o moment, w którym mieszkanie jest rzeczywiście opuszczone i oddane do Twojej dyspozycji.
Przekroczenie tego terminu może skutkować roszczeniami najemcy, a w skrajnych przypadkach nawet naliczeniem odsetek. Dlatego warto ustalić jasny harmonogram przekazania mieszkania i już na etapie umawiania daty zdania lokalu zaplanować czas na rozliczenie. 

2. Potrącanie z kaucji w trakcie trwania umowy

Wielu właścicieli mylnie uważa, że skoro coś się zepsuło lub zostało uszkodzone w trakcie najmu, to można od razu „ściągnąć” koszty z kaucji.  Tymczasem przy umowach na zasadach ogólnych i przy najmie okazjonalnym jest to niezgodne z ustawą o ochronie praw lokatorów. Kaucja pełni funkcję zabezpieczenia na wypadek szkód lub zaległości po zakończeniu najmu, a nie w jego trakcie. Jedyny wyjątek stanowi najem instytucjonalny, gdzie prawo pozwala na inne uregulowania. W praktyce oznacza to, że jeśli szkoda powstała w trakcie trwania umowy, należy poczekać z potrąceniem do zakończenia najmu 

3. „Ostatni czynsz z kaucji” - pozorna wygoda, realne ryzyko

Zdarza się, że najemca proponuje, aby nie płacić ostatniego czynszu, na rzecz pokrycia go z kaucji. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać wygodne - mniej przelewów, szybsze rozliczenie. W praktyce jednak pozbawiasz się w ten sposób finansowego zabezpieczenia. Jeśli po wyprowadzce okaże się, że w mieszkaniu są szkody, rachunki za media są niedopłacone lub konieczne jest sprzątanie, może się okazać, że nie masz z czego pokryć tych kosztów. Dlatego kaucję najlepiej  rozliczać dopiero po dokładnym przeglądzie mieszkania w obecności najemcy, udokumentowanym protokołem zdawczo-odbiorczym, sprawdzeniu salda najemcy - zarówno dla czynszu najmu jak i mediów.  

4. Potrącenia niezgodne z prawem i umową - efekt źle sformułowanych zapisów

 Właściciele często sami nieświadomie ograniczają sobie możliwość dokonywania potrąceń z kaucji poprzez niewłaściwe zapisy w umowie najmu. Tymczasem ustawa o ochronie praw lokatorów mówi o “potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu”.  Jest to sformułowanie bardzo ogólne, ale tym samym pozwala na szerokie zastosowanie i z punktu widzenia właściciela jest bezpieczniejszym zapisem niż próba doprecyzowania, co będziemy potrącać z kaucji. Istnieje bowiem ryzyko, że nie wymienimy wszystkich możliwych potrąceń. Jeśli natomiast mamy gotowy pełny katalog potrąceń, to możemy umieścić go w umowie najmu, dzięki czemu najemca będzie wyraźnie widział, co może być odliczone z kaucji. Tym samym oszczędzimy sobie sporów w przyszłości.   

Kwestią dyskusyjną przy rozliczaniu lokalu jest bardzo często jego stan techniczny, i tutaj również to, co będziemy mogli potrącać, zależy od tego, co zapiszemy w umowie najmu. Z jednej strony mamy ustawę  o ochronie praw lokatorów, która mówi, że po zakończeniu najmu najemca powinien odnowić lokal i dokonać obciążających go napraw, a z drugiej strony kodeks cywilny, który mówi, że najemca powinien oddać lokal w stanie niepogorszonym i nie ponosi odpowiedzialności za zużycie wynikające z prawidłowego użytkowania. Tego typu zużycie to np. drobne rysy przy włącznikach światła, otarcia listew przypodłogowych, czy pęknięty silikon przy zlewie. Natomiast typowe szkody to np. dziury w ścianach, poplamione materace czy zniszczone meble. Nieprecyzyjne lub błędne zapisy w umowie najmu mogą sprawić, że potrącenie będzie bezpodstawne, a najemca skutecznie je podważy. 

Dlaczego warto zdać się na profesjonalistów? 

Rozliczenie kaucji to proces wymagający znajomości prawa, umiejętności dokumentowania stanu lokalu i precyzyjnych zapisów w umowie. Zarządcy najmu
z Sim Property dbają
o to, aby wszystkie te elementy były dopilnowane, dzięki czemu właściciele mieszkań unikają stresu i strat finansowych. Jeżeli chcesz, aby Twój najem był bezpieczny,
a rozliczenie kaucji przebiegało terminowo i zgodnie z prawem - skontaktuj się
z profesjonalnym zarządcą. To najprostszy sposób, aby oszczędzić sobie problemów i chronić swoją inwestycję. 

Podobne wpisy:

Ci najemcy stwarzają większe ryzyko – sprawdź, jak się zabezpieczyć Wynajem to nie loteria – to strategia! Jak szybko i dobrze wynająć mieszkanie? Sezon najmu w pełni – czy warto powierzyć swoje mieszkanie w ręce zarządcy? Krótki najem w rozkroku