Czarna skrzynka

W tym artykule poruszę kwestię, która często jest bagatelizowana, a ma ogromne znaczenie dla naszych bliskich. Mowa tutaj o tzw. „Czarnej Skrzynce naszego życia”.

Omówię dlaczego pewne dokumenty i informacje powinny znaleźć się w jednym miejscu - dlaczego ma to tak duże znaczenie w trudnej dla naszych bliskich sytuacji. Omówię kwestie testamentu, polis na życie, aktów notarialnych, informacji o rachunkach bankowych, akcjach, obligacjach i innych inwestycjach.

Przedstawię również kilka praktycznych wskazówek dotyczących przygotowania Czarnej Skrzynki, abyście mogli zrobić świadomie, zrozumiale i jak najpełniej.

Czarna Skrzynka (podobnie jak w lotnictwie) to zapis naszego życia pozostawiony dla bliskich na wypadek, gdyby "nasz lot" został przerwany nagle i w nieprzewidziany sposób.

To dokumenty, fakty, informacje, które za życia funkcjonują w naszej głowie, a w sytuacji naszej śmierci tworzą trudny do opanowania przez spadkobierców chaos.

Tworzenie Czarnej Skrzynki to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo Twoich bliskich.

 

Zadbaj o to, aby w jednym miejscu zgromadzić wszystkie informacje, które są dla nich istotne. Nie ograniczaj się: jeżeli uważasz, że w Twojej Czarnej Skrzynce powinny znaleźć się inne dokumenty, zapiski, notatki, dodaj je. Twoi bliscy unikną niepotrzebnego stresu i trudności związanych z dziedziczeniem i poszukiwaniem informacji.

Część I - Testament

Testament to dokument, który daje nam kontrolę nad tym, w jaki sposób zostanie podzielony nasz majątek po śmierci. Dzięki testamentowi możemy dokładnie określić, komu i co chcemy przekazać.

Przykładowo: w testamencie możemy zadecydować, aby cały nasz majątek przekazać tylko żonie, omijając w ten sposób bardzo utrudniające życie procedury sądowe związane z zarządzaniem majątkiem należącym do małoletnich dzieci - ale też i zadbać o to aby np. część majątku dostały po uzyskaniu pełnoletności.

Testament daje też możliwość przekazania spadku naszej partnerce lub partnerowi, co jest niemożliwe w przypadku dziedziczenia ustawowego.

Testament powinien mieć pisemną formę i musi być spisany całkowicie odręcznie. Tutaj sprawdź jak go poprawnie napisać.
W przypadku dużego majątku, obejmującego zróżnicowane formy własności (np. udziały, akcje, instrumenty pochodne), zdecydowanie warto udać się do notariusza.

Część II - Aktywa i zobowiązania

Napisanie testamentu to dopiero początek drogi. Nie sztuką jest wskazać, że przekazujemy "całość majątku", jeśli osoba dziedzicząca nie wie co w skład tegoż majątku wchodzi i... gdzie szukać o tym informacji. Ułatwmy zatem poszukiwania i zgromadźmy w jednym miejscu wszystkie niezbędne informacje.

Planowanie

Planowanie sukcesyjne to świadome działania, których celem jest przygotowanie naszych spadkobierców. Co zatem jeszcze powinno się znaleźć w Czarnej Skrzynce?

• Rachunki bankowe (PLN i inne waluty) - starannie spisane numery rachunków (czy chociażby dane banków) pozwolą spadkobiercom łatwo i sprawnie zarządzać środkami finansowymi. Dzięki temu unikną tzw. wycieczek po oddziałach banków z zapytaniem o posiadane produkty.
• Lokaty, waluty, akcje, obligacje, fundusze inwestycyjne - zgromadzenie wszystkich informacji na temat Twoich inwestycji pomoże spadkobiercom lepiej zrozumieć wartość Twojego majątku i umożliwi im szybsze podejmowanie decyzji finansowych.
• Kryptowaluty, złoto - jeśli posiadasz tego typu aktywa, niezbędne będzie zabezpieczenie kluczy prywatnych i dostępu do portfeli cyfrowych. Bez tych informacji, Twoi spadkobiercy mogą nie mieć dostępu do tych wartościowych zasobów.
• OFE, IKE, IKZE, inne plany emerytalne - spisanie wszystkich danych dotyczących Twoich programów emerytalnych pozwoli Twoim bliskim na łatwe i szybkie przejęcie środków zgromadzonych na tych kontach.
• Karty debetowe oraz kredytowe - spisanie danych związanych z Twoimi kartami, takich jak numery, daty ważności, czy informacje o limitach kredytowych, pozwoli Twoim bliskim na sprawniejsze zarządzanie Twoim majątkiem.
• Polisy na życie, kontakt do agenta - umieszczenie informacji o ubezpieczeniach na życie oraz danych kontaktowych do Twojego agenta ubezpieczeniowego sprawi, że osoby uposażone będą mogły w prosty sposób skorzystać z przysługujących im świadczeń.
• Oprócz opisanych wcześniej aktywów, równie istotne jest, aby nie ukrywać przed swoimi spadkobiercami żadnych zobowiązań. Jasne wskazanie wszystkich kredytów, pożyczek i innych wierzytelność pozwoli Twoim bliskim na pełne zrozumienie sytuacji finansowej i odpowiednie zarządzanie długami. Poniżej przedstawiam dalsze elementy, które warto uwzględnić w Czarnej Skrzynce:
• Umowa kredytu hipotecznego oraz informacja o ewentualnym ubezpieczeniu - spisanie wszystkich szczegółów dotyczących kredytu hipotecznego, takich jak np.: numer umowy, wysokość rat, termin spłaty oraz informacje o ubezpieczeniu związanych z kredytem, ułatwi Twoim spadkobiercom dalsze spłacanie zobowiązań i sprawne załatwienie formalności związanych z nieruchomością.
• Pożyczki (prywatne, bankowe) i inne aktywne zobowiązania – aby nie narazić swojej rodziny na problemy finansowe, warto spisać informacje dotyczące wszystkich zaciągniętych pożyczek, zarówno tych bankowych, jak i prywatnych. Podaj dane kontaktowe wierzycieli, wysokość pożyczek, warunki spłaty oraz wszelkie inne istotne informacje. Dzięki temu Twoi spadkobiercy będą wiedzieli, jak postępować z długami i unikną nieprzewidzianych komplikacji.

Uwzględnienie powyższych elementów w Czarnej skrzynce to kolejny krok w kierunku odpowiedzialnego planowania sukcesji. Pamiętaj, że dbanie o przyszłość swojej rodziny nie kończy się na zgromadzeniu aktywów – równie ważne jest, aby jasno przedstawić wszelkie zobowiązania, które mogą wpłynąć na sytuację finansową Twoich bliskich. Dzięki temu stworzysz im solidne fundamenty do podejmowania świadomych decyzji i zapewnisz spokój w trudnym czasie.

Aktualizacja

Pamiętaj również o aktualizacji informacji, które gromadzisz w Czarnej Skrzynce. Dokonuj ich systematycznie - co najmniej raz w roku lub w sytuacji znacznych zmian w Twoim majątku (np. przypływ znacznych aktywów, zaciągnięcie zobowiązania).

Część III - Dokumenty

W Czarnej Skrzynce nie powinno zabraknąć dokumentów, które pomogą Twoim spadkobiercom szybko odnaleźć informacje dotyczące pozostałych składników pozostawionego majątku. Oto kolejne pozycje, które warto uwzględnić w swoim spisie:

• Akty notarialne - przechowuj w jednym miejscu wszystkie akty notarialne związane z Twoim majątkiem: nieruchomości, udziały w nieruchomościach, udziały w spółkach. Dzięki temu Twoi spadkobiercy będą mieli pełen wgląd w historię nabywania i zbywania Twoich aktywów.
• Akty własności pojazdów (umowy, komplety kluczyków, książka serwisowa) - gromadzenie dokumentów związanych z posiadanymi pojazdami ułatwi Twoim bliskim sprzedaż, przekazanie czy ewentualne spłacenie zobowiązań związanych z tymi pojazdami. Szybko odnajdą również informacje o ubezpieczeniu, a komplet kluczyków i książka serwisowa to
  istotna sprawa dla potencjalnych, przyszłych nabywców.
• Dokumenty firmowe (w tym dokumenty rejestracyjne) – jeśli prowadzisz własną firmę, upewnij się, że zgromadziłeś wszystkie istotne dokumenty, takie jak wpisy do rejestru przedsiębiorców, umowy spółek, statuty czy udziały w innych spółkach. Ułatwi to Twoim spadkobiercom decyzje dotyczące dalszego funkcjonowania firmy.
• Dokumenty dotyczące pracy - informacje na temat Twojego zatrudnienia, przysługujących świadczeń czy ubezpieczeń grupowych pozwolą spadkobiercom na szybkie i sprawne dochodzenie wszelkich należności oraz korzystanie z przysługujących im świadczeń.
• Kontakt do istotnych osób w firmie - pozostali wspólnicy, członkowie zarządu, księgowa, prawnik - spisanie danych kontaktowych do osób, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, ułatwi Twoim spadkobiercom komunikację i współpracę, co może być niezbędne w procesie dziedziczenia i dalszym zarządzaniu
  biznesem. Jeżeli pracujesz na etacie warto pozostawić informacje dotyczącą przełożonego.

Część IV - Życie online

Kolejnym aspektem, który warto uwzględnić w Czarnej Skrzynce, jest nasze życie cyfrowe. Dzisiaj trudno wyobrazić sobie codzienność bez smartfona, laptopa czy kont na portalach społecznościowych. Chociaż może to wydawać się mniej istotne od innych aspektów planowania sukcesji, prawda jest taka, że przekazanie dostępu do naszych cyfrowych zasobów ma swoje istotne znaczenie.

• Kod do smartfona/laptopa - przekazanie dostępów do urządzeń elektronicznych pozwoli na kontakt z Twoimi współpracownikami, klientami, dalszymi znajomymi. Ułatwi także pozyskanie zasobów elektronicznych w dysków Twoich urządzeń.
• Konta na portalach społecznościowych - spisanie loginów i haseł do kont na portalach społecznościowych takich jak Facebook, Instagram czy Twitter, umożliwi Twoim bliskim dotarcie do znajomych oraz usunięcie profili.
• Adresy e-mail, hasła - spisanie posiadanych kont e-mail oraz dostęp do nich umożliwi spadkobiercom dostęp do "otwartych" i niezałatwionych spraw oraz dokumentów. Pozwoli również na zamknięcie kont.
• Usługi w chmurze (iCloud, OneDrive) - upewnij się, że zgromadzone tam pliki, takie jak zdjęcia, dokumenty czy filmy, nie zostaną utracone. Przekazanie danych do logowania do usług chmurowych to kolejny sposób na zachowanie wspomnień oraz ważnych danych.
• Zewnętrzne dyski twarde, pendrive'y - nie zapomnij o fizycznych nośnikach danych, które często skrywają ważne pliki. Mogą to być oczywiście dokumenty firmowe - a może nawet dawno zaginione skarby, takie jak Twoje pierwsze próby twórcze czy nostalgiczne zdjęcia z czasów studiów.

Tak jak wspomniałem na początku, powyższe punkty to pewnego rodzaju kierunek i nie traktuj go jako tzw. katalogu zamkniętego.

W Czarnej Skrzynce umieść informacje, które wg Ciebie będą ważne dla dalszego funkcjonowania spadkobierców. Czarna Skrzynka nie powinna być pojemności szafy, zatem czasami po prostu wskazuj miejsca, w których przechowywane są dokumenty i przedmioty. Czasem nawet dotarcie do sentymentalnych zdjęć stanowi wyzwanie, bo do skrzyni na strychu nikt dawno nie zaglądał...

Autor: Marcin Kłodnicki, Partner Stowarzyszenia.