3 najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktur
1. DATA WYSTAWIENIA
Problem z wystawianiem faktur z reguły pojawia się już na samym początku… W jakim terminie należy wystawić fakturę dla najemcy? Na początku miesiąca? Na końcu? A może w jeszcze innym terminie?
Wynajmujący często wystawiają faktury z tytułu wynajmu lokalu za dany miesiąc po otrzymaniu płatności, nawet jeśli najemca opłacił czynsz po terminie. Jest to błędne podejście.
Data wystawienia 10.06.2021
Termin płatności 5.06.2021
W jakim terminie powinna być wystawiona faktura dla najemcy?
Fakturę z tytułu najmu wystawia się najpóźniej w terminie płatności. Jeśli ustalony z najemcą termin to 5. dzień każdego miesiąca (płatności z góry), wówczas fakturę należy wystawić najpóźniej 5. dnia miesiąca. Przykładowo: za maj do 5 maja, za czerwiec do 5 czerwca itd. Jeśli zapisy umowy przewidują przesunięcie terminu płatności na najbliższy dzień roboczy, wówczas termin na wystawienie faktury automatycznie ulega przesunięciu.
Te same zasady obowiązują przy fakturach z tytułu zużycia mediów, np. energii czy wody.
Data wystawienia: 04.06.2021
Termin płatności 10.06.2021
2. BRAK PODSTAWY PRAWNEJ ZWOLNIENIA Z VAT
Czy wynajmujesz mieszkanie/dom/pokój na cele mieszkaniowe? Jeśli tak, to korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Podstawę zwolnienia z podatku od towarów i usług należy umieścić na fakturze, np. w uwagach.
Zwolnienie z podatku od towarów i usług art. 43 u. 1 pkt 36 ustawy o podatku od towarów i usług
Uwaga!
Jeśli świadczysz usługi wynajmu, które nie podlegają zwolnieniu przedmiotowemu, np. wynajmujesz lokal użytkowy, ale korzystasz ze zwolnienia z VAT ze względu na limit obrotów, wówczas nie masz obowiązku umieszczania podstawy zwolnienia (art. 113 Ustawy o podatku od towarów i usług) na fakturze.
3. BŁĘDY W NUMERACJI
Wynajmujący bardzo często popełniają błędy w numeracji dokumentów, np. faktura wystawiona 10 marca ma numer 6 a faktura wystawiona 15 marca ma nr 4. Taka sytuacja ma miejsce przede wszystkim wtedy, gdy wynajmujący nie korzystają z programów do wystawiania faktur i faktury numerują ręcznie, np. w excelu.
Przepisy nie narzucają określonego formatu faktury. Można więc prowadzić numerację roczną, miesięczną czy dzienną. Można również oddzielnie numerować faktury dla każdego mieszkania. Ważne, aby numeracja spełniała kilka kryteriów.
Chronologia
Kolejna wystawiana faktura powinna otrzymać numer z zachowaniem chronologii tak, aby łatwo można było zidentyfikować ewentualne braki. Przykładowo, jeśli wynajmujący wystawia faktury w formacie rocznym, to kolejne faktury mogą mieć numery 1/2021, 2/2021, 3/2021 itd.
Unikalność
Każda z faktur powinna mieć swój unikalny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii. Przykładowo numeracja faktur może mieć następujący format:
pierwsze litery nazwy ulicy, przy której zlokalizowany jest wynajmowany
lokal/numer faktury/miesiąc/rok
W takiej sytuacji numeracja faktur dla mieszkania wynajmowanego przy ul. Marszałkowskiej to: MAR/1/07/2021, MAR/2/07/2021, MAR/3/07/2021 itd., zaś dla mieszkania przy ul. Kasprzaka: KAS/1/07/2021, KAS/2/07/2021 itd.
Jeśli wynajmujący wystawia faktury dla najemców z mieszkania przy ul. Kasprzaka oraz Kasprowicza, wówczas daną serię powinien odróżnić tak, aby pierwsze faktury wystawione w danym miesiącu dla najemcy z Kasprowicza i Kasprzaka miały inną numerację, np. KAS/1/07/2021 dla najemcy z Kasprzaka i KASW/1/07/2021 dla najemcy z Kasprowicza.
WYSTAWIANIE FAKTUR ZA WYNAJEM – DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ!
W tym artykule poznałeś 3 najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktur. Jednakże wątpliwości i problemów związanych z fakturowaniem usług z tytułu wynajmu jest znacznie więcej… Z doświadczenia wiem, że Wynajmujący często nie wiedzą, jakie stawki VAT obowiązują w przypadku świadczenia określonych usług związanych z wynajmem nieruchomości. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie popełnisz błędu podczas wystawiania faktur dla swoich najemców, to zapoznaj się z naszym najnowszym kursem online „Wystawianie faktur za wynajem”. Jest to kurs w 100 % praktyczny i dedykowany osobom, którym brakuje praktyki i pewności w wystawianiu faktur. W ramach kursu znajdziesz aż 14 gotowych szablonów faktur z tytułu świadczenia różnych usług związanych z wynajmem nieruchomości wraz z ich szczegółowym omówieniem. Dołącz do grona kursantów i zyskaj poczucie kontroli nad kwestiami związanymi z fakturowaniem usług najmu.
Autor: Renata Dobrowolska, współzałożycielka REDi TAX, partner Stowarzyszenia
