Pojęcie najmu instytucjonalnego wprowadziła Ustawa z dnia 20 lipca 2017 r. o Krajowym Zasobie Nieruchomości i była odpowiedzią na potrzeby wprowadzanego wówczas programu „Mieszkanie+”.  Regulacje dotyczące umowy najmu instytucjonalnego, podobnie jak umowy najmu okazjonalnego określa Ustawa o ochronie praw lokatorów a jej ideą jest większa ochrona praw stron umowy.

STRONY UMOWY

Zgodnie z jej postanowieniami stroną wynajmującą umowy  najmu instytucjonalnego może być  osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna niebędącą osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.

Oznacza to, że tego rodzaju najem adresowany jest do przedsiębiorców zajmujących się wynajmem mieszkań, przy czym dany przedsiębiorca nie musi być jednocześnie właścicielem wynajmowanego mieszkania, może jedynie świadczyć takie usługi dla swoich zleceniodawców – właścicieli mieszkań.

Najmującym jest zawsze osoba fizyczna, ponieważ najem na własne potrzeby mieszkaniowe może być realizowany wyłącznie przez osoby fizyczne.

CHARAKTERYSTYKA UMOWY

1. Umowa może być zawarta dla swojej ważności wyłącznie w formie pisemnej.
2. Czas trwania umowy - zawsze określony i nie ma ograniczenia czasowego, może być dłuższa niż 10 lat.
3. Obowiązkowy załącznik do umowy – oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego (załącznik dostarczany jest już po podpisaniu umowy najmu instytucjonalnego).
4. Brak wymogu wskazania przez najemcę lokalu do wyprowadzki na wypadek konieczności skorzystania przez wynajmującego z trybu egzekucyjnego, co znacznie upraszcza najemcy podpisanie takiej umowy. W umowie powinno jednak znaleźć się oświadczenie najemcy, iż przyjmuje on do wiadomości fakt nieprzysługiwania mu prawa do  lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego. Oznacza to, że w trakcie eksmisji nie będzie mógł się ubiegać o dodatek mieszkaniowy, mieszkanie komunalne lub socjalne.
5. Rozliczenie kaucji – kaucja nie może przekraczać 6-krotności czynszu i może być w trakcie trwania umowy zaliczana na poczet zaległości w opłatach. Najemca ma wówczas obowiązek uzupełnienia brakującej kwoty określonej w umowie kaucji.
6. Brak obowiązku zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

WYGAŚNIĘCIE LUB ROZWIAZNIE UMOWY

Zgodnie z przepisami umowę najmu instytucjonalnego może wypowiedzieć wynajmujący na zasadach takich, jak w najmie "zwykłym". Między innymi w sytuacjach, gdy najemca  nie płaci przez pełne trzy okresy płatności, używa lokalu niezgodnie z umową, jest "uciążliwym lokatorem" dla innych, czyli rażąco i uporczywie narusza porządek domowy w budynku. Najemca nie może wypowiedzieć umowy zawartej na czas oznaczony, chyba że zawarto takie możliwości w umowie.

W przypadku, gdy najemca mimo wygaśnięcia lub rozwiązania umowy nadal w nim mieszka, umowa najmu instytucjonalnego przewiduje uproszczoną formę dochodzenia swoich praw przez właściciela lokalu.  W takiej sytuacji właściciel dostarcza najemcy pismo z podpisem urzędowo poświadczonym wzywające do opróżnienia lokalu  w ciągu 14 dni od daty doręczenia pisma. Jeśli wezwanie okaże się bezskuteczne po 14 dniach może już złożyć wniosek do sądu  o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddaje się egzekucji.

Umowa najmu instytucjonalnego z dojściem do własności

Ustawodawca przewidział również możliwość podpisania umowy najmu instytucjonalnego z dojściem do własności. Tego typu umowa najmu dotyczy lokalu, dla którego została założona księga wieczysta a właściciel złoży zobowiązanie  do przeniesienia na najemcę prawa własności najpóźniej w dniu zakończenia umowy najmu po zapłacie określonej ceny za mieszkanie, która w tym przypadku jest regulowana w miesięcznych ratach zgodnie z postanowieniami umowy najmu. Roszczenie najemcy powinno również zostać zapisane  w dziale III księgi wieczystej lokalu.