Hanna Milewska-Wilk

Podnajmowanie mieszkań jest ostatnio bardzo modnym tematem szkoleń i popularnym sposobem na pierwszy biznes. Sprzyja również wprowadzaniu na rynek najmu mieszkań, które do tej pory były nieużywane: większych, nieco zaniedbanych, wymagających remontu. Czy w umowie powinno być pozwolenie na podnajem?

Właściciel - Firma

Z reguły właściciel mieszkania lub domu jest osoba fizyczną, która z daną nieruchomością ma jakiś problem, lub po prostu potrzebuje wpływów i spokoju. Podnajmem zgodnie z przepisami mogą zajmować się wyłącznie firmy, nie osoby prywatne, i jest to również powiązane z regulacjami prawnymi, podatkowymi i zakresem odpowiedzialności.

Umowa najmu lokalu pomiędzy właścicielem - osobą fizyczną, a firmą zajmującą się podnajmem jest zawierana na podstawie kodeksu cywilnego, firma nie jest chroniona jako lokator. W związku z tym umowa musi przewidywać plany najemcy co do remontów, oczekiwania właściciela dotyczące stanu mieszkania na koniec najmu, sposoby rozliczania się stron z inwestycji w remont i wyposażenie, zasady wycofania z umowy przed upływem czasu, na który została zawarta - i to tylko początek ustaleń. Zawsze jednak kluczowe dla działania firmy jest dalsze wynajmowanie mieszkania, czyli pozwolenie na podnajem.

Czy firma musi mieć w umowie taką zgodę? Nie koniecznie, bo umowa może zawierać ograniczenia sposobu korzystania z mieszkania, a nie to, co jest dozwolone. Zgodnie z kodeksem najemca może dysponować nieruchomością bez ograniczeń, dlatego wprost wyrażona zgoda nie jest konieczna. Przydaje się jednak, żeby pokazać potencjalnym najemcom, że dana firma może wynajmować, mimo że nie jest właścicielem wpisanym do księgi wieczystej, czasem trzeba to też pokazywać urzędom i usługodawcom.

Firma - Najemca

Umowy najmu z tymi rzeczywistymi mieszkańcami to umowy pomiędzy firmą a osobami fizycznymi - najczęściej. Jeśli najemca jest osoba fizyczną, to podlega pod ustawę o ochronie praw lokatorów, w której wiele kwestii jest już ustalonych. Między innymi jest tam zakaz podnajmu, zasady wypowiadania umów najmu na czas nieokreślony, zakres napraw i obowiązków najemcy i wynajmującego.

W przypadku podnajmu, umowy z mieszkańcami są z reguły umowami najmu pokoju. Najemcy oczekują dużej elastyczności, możliwości wypowiadania umowy nawet na kilka tygodni przed wyprowadzką, a z drugiej strony prostych zasad rozliczeń mediów i dbałości o mieszkanie. Można w umowach zapisywać ustalenia korzystniejsze dla najemców, niż przewidują przepisy nadrzędne - ustawa o ochronie praw lokatorów i kodeks cywilny, czyli skracać okres wypowiedzenia lub umożliwiać wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony. Największym wyzwaniem jest rozliczanie zużycia mediów i utrzymanie porządku w częściach wspólnych - czyli bardzo drobiazgowa, regularna praca.

Jak ustalać odpłatność za media, jeśli rozliczenie ciepła dostajemy raz na rok, a wody co pół roku? Czy da się podzielić zużycie prądu pomiędzy kilku mieszkańców? Nie jest łatwo, i jest na to wiele sposobów. Należy pamiętać o tym, że sam czynsz najmu, przy umowie na cele mieszkalne, jest zwolniony z VAT, a opłat za media nie można fakturować każdemu z mieszkańców z osobna, dzieląc jedną fakturę. Najprościej jest media zawrzeć w czynszu, lub zrobić jedynie zryczałtowaną opłatę za media. Ze sprzątaniem części wspólnych jest jeszcze inaczej - w końcu to usługa dla najemców. Też najłatwiej zostawić tę opłatę w czynszu najmu i nie wyodrębniać jej.

Koniecznością przy tak częstym rozliczaniu mediów jest własna umowa z dostawcami prądu i gazu, która pozwala na ustawienie np. comiesięcznego rozliczenia zużycia, adresów do korespondencji, informacji o płatnościach. Zapis wprost pozwalający na zawieranie tych umów powinien się znaleźć w umowie najmu z właścicielem, to ułatwi procedury z dostawcami usług.

Urzędy

Jak już wyżej było wspomniane, zapis pozwalający na podnajem w umowie, gdzie najemcą jest firma, nie jest konieczny, ale się przydaje. Przede wszystkim w kontaktach z dostawcami usług, ale i z urzędami. Czasem się zdarza, że najemca potrzebuje meldunku, i wtedy zaczynają się pytania urzędników. W umowie najmu osoby zamieszkującej jest inny wynajmujący, niż wynika z ksiąg wieczystych i tytułów własności. Jest to o tyle zaskakujące, że generalnie czynność zameldowania jest już wyłącznie przyjęciem przez urzędnika informacji. Meldunek nie jest potwierdzeniem prawa do mieszkania w danym miejscu, nawet podatki możemy płacić zgłaszając jeszcze inny adres, więc dawne procedury, że to właściciel melduje kogoś w swoim lokalu nie powinny być już stosowane. Z drugiej strony czynność sprawdzenia wynajmującego nie skutkuje żadnym postępowaniem sprawdzającym, czy ktoś nielegalnie wynajmuje nie swoje nieruchomości, po prostu najemca bez umowy firmy z właścicielem nie będzie zameldowany.

W umowach podnajmu z reguły nie przekazuje się kolejnym najemcom prawa do udziału w zebraniach wspólnoty lub spółdzielni, ale w kontaktach z zarządcą lub administracją czasem trzeba umowę najmu z właścicielem pokazać. Ze względu na niechęć tych instytucji do jakiegokolwiek innego, niż zamieszkiwanie przez właściciela sposobu korzystania z nieruchomości kontakty bywają trudne, ale trzeba zgłaszać ilość osób zamieszkujących samodzielnie lub w porozumieniu z właścicielem. Zgłoszenie ilości mieszkańców pozwala lepiej planować płatności za wodę i jej podgrzanie, nie powinny nas wtedy zaskoczyć duże dopłaty, bo przewidywania zużycia na osobę i związane z tym zaliczki z reguły dobrze oddają faktyczne odczyty liczników.

Umowy z dostawcami mediów "olicznikowanych" z reguły nie wymagają wprost zapisów w umowie najmu z właścicielem, bo wystarcza właśnie ta umowa. W ten sposób można zawrzeć umowę z dostawcami prądu, gazu, telewizji kablowej i Internetu. Firmy dostarczające pilnują dokładnie przede wszystkim płatności, a lepiej jest mieć w przypadku firmy podnajmującej pod kontrolą. Jeśli właściciel nie chce przepisać mediów, to mogą się gubić faktury, konieczna jest współpraca przy wszelkich zmianach i ogólnie "zawracanie głowy" i angażowanie takiego właściciela przy każdej zmianie.

Podsumowanie

Umowa najmu pomiędzy właścicielem, dowolnie czy jest on osoba fizyczną czy prawną, a firmą zajmującą się podnajmem nie wymaga zapisania pozwolenia na podnajem. Jeśli najemca jest osobą fizyczną, to zakaz podnajmu jest wpisany w ustawie o ochronie praw lokatorów, i jego zniesienie wymaga zapisu w umowie. Ale ze względów podatkowych osoby fizyczne nie zajmują się podnajmem...

Dobrze jest mieć w umowie zapis wprost pozwalający na podnajem, bo zwiększa to poczucie bezpieczeństwa najemców-mieszkańców i ułatwia bieżącą opiekę nad nieruchomością.