Jak sporządzić dobry protokół wydania nieruchomości?

Wydanie nieruchomości wydaje się prostą czynnością, sprowadzającą się do podpisania protokołu i przekazania kluczy. Jednakże diabeł tkwi szczegółach. Sposób jego sporządzenia i wypełnienia może pociągać za sobą daleko idące konsekwencje. Najkrócej pisząc - im mniej uregulujemy w protokole, tym więcej zostawiamy przypadkowi i dobrej woli stron.

Jakie są konsekwencje braku protokołu?

Sytuacja najprostsza i w wcale nie tak jeszcze rzadko spotykana wśród wynajmujących, czyli - kompletny brak protokołu przekazania. Najemca otrzymał klucze i mieszkanie. Nie wiadomo jakie dokładnie klucze, ani w jakiej ilości. Nie wiadomo w jakim stanie było mieszkanie. Z pomocą przychodzi nam w zasadzie jeden paragraf Kodeksu Cywilnego, o następującej treści:

Art. 675 § 3. Domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.

Z punktu widzenia tego przepisu, podpisanie protokołu leży przede wszystkim w interesie najemcy, gdyż teoretycznie możemy na jego podstawie zakładać, że w lokalu nie ma jakichkolwiek zniszczeń. Nie obejmuje on niestety swoim zasięgiem wyposażenia lokalu takiego jak np. meble - a to głównie one ulegają wyraźnemu zużyciu. Nie wspominając już o tym, że nie mamy żadnego dowodu na to jakie meble w ogóle w lokalu się znajdowały.

Kolejnym problemem jest brak spisanych liczników. Rozliczenie mediów w takim wypadku nadal jest możliwe. Niestety najczęściej prowadzi do konfliktu w momencie rozliczenia rocznego, gdyż nie jesteśmy w stanie udowodnić jaka część rozliczenia przypada na obecnego najemcę.

Protokół minimum - czyli jak to zrobić (w miarę) dobrze i się zbytnio nie narobić?

Taki protokół powinien zawierać trzy rzeczy:

  1. Spisane wszystkie liczniki w lokalu. Koniecznie wraz z numerami samych liczników. Dlaczego? - dlatego, że możesz się po prostu pomylić i spisać nie to co trzeba, co w efekcie sprawi, że prawidłowe rozliczenie będzie bardzo utrudnione. Liczniki mogą też zostać wymienione w trakcie najmu, co dodatkowo skomplikuje sprawę.
  2. Inwentaryzację kluczy. Opisz w punktach jakie konkretnie klucze wydajesz i w jakiej ilości. "komplet kluczy do mieszkania" to bardzo nieprecyzyjna informacja.
  3. Opisany stan wydawanego lokalu. Możesz to zrobić opisowo, wymieniając całe znajdujące się w nim wyposażenie. Nie warto rozpisywać się na temat koloru ścian czy paneli podłogowych - tylko o ich stopniu zużycia i/lub uszkodzenia. Szczególnie zaznacz w protokole co jest w stanie "idealnym". Jeżeli cokolwiek ma ubytki, to opisz to bardzo dokładnie. Unikaj określeń "brudne ściany", "używany" itp. bo to bardzo niekonkretne. Napisz "rysa po lewej stronie od wejścia", "ułamany prawy górny narożnik" itd.

Dodatkowo określ czystość w lokalu. Czy jest odkurzony? Czy starte są wszystkie kurze? Czy okna są czyste? Czy szafki są czyste w środku? Często zdarza się tak, że lokal, który został wysprzątany przez profesjonalny serwis sprzątający i tak będzie zakurzony. Wynika to z prostego faktu, że od sprzątania do wynajęcia mogą minąć 1-2 miesiące. Sugeruję jednak aby taki lokal traktować jako idealnie wysprzątany a najemcom wytłumaczyć, że po prostu był niezamieszkały. Nie jest to brud bytowy, wystarczy przetrzeć.

Protokół inwentaryzacyjny - stosowany przez profesjonalnych zarządców

Tak jak pisałem wcześniej - im więcej uregulujemy w protokole, tym mniej pozostawimy przypadkowi i dobrej woli stron. Jednakże jeżeli najemca niespecjalnie dbał o mieszkanie, to tzw "dobra wola" będzie bardzo ograniczona.

Profesjonalny protokół zwykle zawiera wszystko to co wersja minimum, natomiast mocno rozbudowuje opis wydawanego lokalu. Wersja tekstową zamieniamy na tabelę, w której po kolei wymieniony jest każdy istotny element wnętrza.

Poniżej przykład fragmentu protokołu stosowanego przez "MOZO Zarządzanie Najmem" sporządzonego dla pomieszczenia kuchni.

W lewej kolumnie znajdują się kolejne inwentaryzowane elementy - w prawej - uwagi do nich. Dzięki takiej formie protokołu, możemy bardzo dokładnie ocenić jego faktyczny stan. Protokół jest w rzeczywistości checklistą wszystkich elementów, którą powinno się punkt po punkcie sprawdzić. Jeżeli element jest w stanie idealnym, w protokole zostawione jest puste pole. Zwróć uwagę, że opisy zawarte w tym przykładzie doprecyzowują tylko te kwestie, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka. Zostały tam umieszczone aby upewnić się, że zostanie to sprawdzone w trakcie wydawania lokalu. Żarówka mogłaby być przepalona, a odpływ w zlewie zatkany. Nie dowiemy się tego jednak jedynie przechadzając się po lokalu i oglądając poszczególne pozycje.

Dodatkowo do protokołu możesz dołączyć zdjęcia. Nie ma sensu ich drukować (byłyby dużo mniej czytelne), ale możesz przesłać je elektronicznie w dniu wydania do najemcy. Nie będą w tej sposób stanowić dowodu sądowego, ale skutecznie eliminują wątpliwości co do treści protokołu, które mogą pojawić się po długim okresie najmu.

Podsumowując - im więcej umieścisz w protokole, tym mniej będzie rozczarowań przy zakończeniu najmu. Praktyka pokazuje również, że najemca mając świadomość, że "nic ci nie umknęło", zda lokal w dużo lepszym stanie niż gdybyś potraktował sprawę po macoszemu.

Przygotowanie profesjonalnego protokołu może zająć nawet kilka godzin (zwłaszcza jeżeli lokal nie jest nowy, opisanie zużycia zajmuje sporo czasu). Natomiast jest to w gruncie rzeczy praca jednorazowa. Późniejsze aktualizowanie raz wykonanego protokołu jest o wiele prostsze i szybsze.

 

Michał Żółtowski
MOZO Sp. z o.o.
Prelegent szkolenia Akademii Mieszkanicznika "Rentowna Nieruchomość - jak wynająć każde mieszkanie?"