W czym mogą nas wyręczyć firmy obsługujące najem, a co zawsze zostanie w gestii właściciela? Czy są inne formy współpracy z takimi firmami niż tylko kompleksowa obsługa najmu?

rulk5844fr-photo1

Zarządzanie najmem to nowy, ale coraz popularniejszy segment rynku nieruchomości. Zazwyczaj firmy świadczące opiekę nad mieszkaniem proponują działania kompleksowe. Powierzając swoją nieruchomość profesjonaliście możemy liczyć na pełen wachlarz usług, między innymi:

  1. Przygotowanie nieruchomości do wynajmu W tym przypadku opiekun mieszkania może przeprowadzić remont w zakresie ustalonym z właścicielem, odświeżyć mieszkanie lub doposażyć w brakujące elementy, czyli zająć się home stagingiem. Przed rozpoczęciem najmu zadba też o czystość mieszkania.
  2. Szukanie i selekcja najemcy Poprzez zrobienie profesjonalnych zdjęć i odpowiednie sformułowanie ogłoszenia nasz administrator może zwiększyć szanse na szybsze wynajęcie lokalu. Znalezienie odpowiedniego użytkownika lokalu jest jedną z trudniejszych czynności w procesie najmu. Profesjonaliści mają opracowane metody selekcji chętnych, co pozwala na eliminowanie osób, które mogłyby się okazać problematyczne.
  3. Przygotowanie i podpisywanie umowy najmu Profesjonalny zarządca korzysta z umów przygotowanych wraz z prawnikiem na bazie wypracowanych przez siebie schematów i standardów. W imieniu właściciela podpisuje dokumenty, renegocjuje warunki oraz zawiera aneksy, jeśli zaistnieje taka potrzeba. Umowa jest tworzona na złe czasy, więc warto zawrzeć w niej rozwiązania różnych sytuacji kryzysowych, które znane są nam z wcześniejszych doświadczeń, a takich zarządcom zazwyczaj nie brakuje.
  4. Dokonywanie przekazania lokalu najemcy i jego odbiór Do tych czynności należy podejść z odpowiednią uwagą i wypełnić protokoły bardzo szczegółowo. W naszym imieniu pełnomocnik spisuje całe wyposażenie lokalu oraz opisuje jego stan.
  5. Monitoring płatności Kontrolowanie wpłat od najemcy i szybka reakcja w przypadku opóźnienia jest kluczowym czynnikiem pozwalającym ominąć kłopoty. Firmy zarządzające mają opracowane procedury windykacyjne, w tym informowania najemców o płatnościach, zaległościach i możliwościach spłat zadłużenia.
  6. Dokonywanie wszelkich opłat W ramach usługi zarządzania możemy liczyć na dokonywaniu w naszym imieniu wszelkich płatności, które obciążają lokal. Mogą to być zarówno opłaty do wspólnoty mieszkaniowej, opłaty za media, jak i płatności podatku od nieruchomości czy rat kredytowych. Daje nam to również pewność regulowania należności w terminie, gdyż zazwyczaj karnymi odsetkami obarczany jest zarządca lub najemca.
  7. Rozliczanie najemców Naszego najemcę należy rozliczać ze zużycia mediów. Opiekun mieszkania dokonuje takich kontroli zużycia i płatności regularnie. Ważne jest systematyczne i skrupulatne sprawdzanie i regulowanie płatności za wodę i centralne ogrzewanie w ramach rozliczeń ze wspólnotą, ale też prądu, gazu lub innych mediów dostarczanych przez firmy zewnętrzne. Bardzo istotnie jest też dokonanie rozliczenia końcowego, po zakończeniu najmu, uwzględniającego ponadnormatywne zużycie lokalu.
  8. Kontrola stanu mieszkania Monitorowanie stanu mieszkania jest czynnością, którą zarządca powinien wykonywać przynajmniej raz na pół roku. Podczas takiej wizyty sprawdza, czy najemca o nią dba, czy jest posprzątana i czy nie powstały zniszczenia. Taka wizyta ma też na celu sprawdzenie, czy lokalu jest użytkowany zgodnie z przeznaczenie. To, że nasz najemca regularnie płaci, niekoniecznie oznacza, że odpowiednio wypełnia pozostałe warunki umowy.
  9. Dokonywanie napraw i usuwanie awarii i ich skutków Firmy zarządzające dysponują sprawdzoną listą serwisantów i ekip remontowych, co znacznie ogranicza ryzyko przepłacenia lub wykonania usługi złej jakości. Umożliwia to także szybszą reakcję w sytuacji wystąpienia problemu. Dzięki wsparciu profesjonalnego opiekuna omija nas też wątpliwa przyjemność brania urlopu w celu pilnowania fachowców.
  10. Zawieranie umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania lokalu Opiekun mieszkania może, a nawet powinien, w naszym imieniu zawierać i rozwiązywać umowy, które są konieczne do prawidłowego funkcjonowania lokalu. Mogą to być umowy na usługi dodatkowe np. telewizja czy Internet, jak również umowy zmieniające obecnego operatora na bardziej korzystnego. Ważną umową jest polisa ubezpieczeniowa, która chroni w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Przy współpracy z brokerem zarządcy jest znacznie łatwiej znaleźć najbardziej korzystne ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej.
  11. Reprezentowanie przed wspólnotą, urzędami i dostawcami mediów Przerzucenie na osobę trzecią kontaktów z urzędami, dostawcami mediów, administratorem czy wspólnotą zdejmuje z naszych barków wiele obowiązków i pozwala zaoszczędzić czas, który zostałby poświęcony na mailowanie i telefonowanie, a nawet wizyty w urzędzie w celu wyjaśnienia jakiejś błahostki. Zarządca może nas również reprezentować podczas zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Najpierw zapoznaje się z materiałami, a następnie z właścicielem ustala strategię działania i sposób głosowania.
  12. Kontakt z administratorem nieruchomości Bieżący kontakt z administratorem jest jednym z obowiązków firmy zarządzającej. Dzięki temu można dowiedzieć się, kiedy będą organizowane przeglądy obowiązkowe, jakie remonty planowane są w najbliższym czasie oraz jakie jest saldo mieszkania. Gdyby na naszych najemców były jakieś skargi od sąsiadów, administrator budynku będzie najlepiej poinformowaną osobą.
  13. Kontakt z najemcą Utrzymywanie stałego kontaktu z najemcą buduje relacje i zaufanie. Najemca powinien informować opiekuna mieszkania o wszystkich zdarzeniach, jakie miały miejsce w nieruchomości. W sytuacji wystąpienia konfliktu przydają się umiejętności interpersonalne. Równie istotnym elementem jest przygotowanie merytoryczne, głównie z zakresu prawa, oraz doświadczenie. Znacznie łatwiej porozumieć się, mając oparcie w przepisach niż bazując na emocjach i dobrej woli drugiej strony.
  14. Gromadzenie dokumentacji Dbanie o porządek w „papierach” jest istotnym czynnikiem podczas najmu nieruchomości. Podczas całego procesu gromadzimy najróżniejsze dokumenty. Powinniśmy je przechowywać według wybranego, przede wszystkim efektywnego sposobu. Również nasz opiekun powinien sprawnie zarządzać wszelkimi papierami dotyczącymi obsługiwanej nieruchomości.
  15. Rozliczenia z US Ten obowiązek zazwyczaj pozostaje po stronie właściciela. Niektórzy z zarządców jako dodatkową usługę prowadzą sprawy rozliczeń z organami podatkowymi lub wskazują profesjonale podmioty, które mogą podjąć się tego zadania.

Zarządca posiada doświadczenie i niezbędną wiedzę, które ułatwiają i obniżają koszty realizacji powyższych punktów. Z obserwacji wynika, że najemcy bardziej szanują zarządcę, gdyż wraz ze swoim zapleczem prawnym jest „trudniejszym” przeciwnikiem niż niedoświadczony właściciel.

Znalezienie zarządcy, który będzie dokonywał w naszym imieniu poszczególnych czynności jedynie od czasu do czasu, jest znacznie trudniejsze i obarczone większym ryzykiem. Ze względu na jednorazowy charakter współpracy, zarządcy może nie do końca zależeć na kliencie. Jednocześnie rozliczanie poszczególnych, pojedynczych czynności zarządcy może okazać się droższe niż zamówienie usług w pakiecie. Załóżmy, że chcielibyśmy, aby ktoś w naszym imieniu pokazywał nieruchomość i doprowadził do podpisania umowy najmu. W tym celu możemy zatrudnić pośrednika w obrocie nieruchomościami, którego wynagrodzenie będzie się wahało od 50% do 100% jednomiesięcznego czynszu najmu netto. Zakładamy również, że cena tej usługi zawiera przekazanie lokalu, co nie zawsze jest standardem. Następnie chcielibyśmy aby ktoś 2 razy podczas trwania umowy pojechał do lokalu, zrobił zdjęcia stanu zastanego i nam je przesłał. Jednorazowy koszt wizyty należy szacować na poziomie 150,00 zł. Na zakończenie chcemy, aby ktoś w naszym imieniu odebrał lokal i klucze od najemcy. Za protokolarny odbiór lokalu musimy liczyć ok. 250,00 zł. Tak więc przy lokalu z czynszem najmu 2000,00 zł koszt usług jednorazowych w bardzo ograniczonym zakresie to ok. 1800,00 zł – 3000,00 zł, co stanowi w skali rocznej 7,5 % - 12,5% czynszu najmu. W bardzo zbliżonej cenie możemy mieć kompleksową usługę, która zdejmie z nas większość obowiązków.

Usługa zarządzania najmem nie jest droga. Firmy świadczące takie usługi stosują swoje indywidualne cenniki, można jednak przyjąć, że średnie miesięczne wynagrodzenie wynosi ok. 10% przychodu z najmu, co daje dla nieruchomości generującej miesięcznie 2000,00 zł, koszt na poziomie 200,00 zł miesięcznie. W stosunku do uzyskanych korzyści oraz znacznego ograniczenia ryzyka strat, wydaje się to być niewielką kwotą, szczególnie, że dzięki odpowiedniemu zarządzaniu nieruchomość może generować większe dochody.

Właściciel nieruchomości na wynajem niejednokrotnie staje przed dylematem: zarządzać samodzielnie swoimi nieruchomościami, czy powierzyć to profesjonaliście? Podczas podejmowania decyzji warto kierować się następującymi czynnikami:
1. Ilość posiadanych nieruchomości.
2. Miejsce położenia nieruchomości.
3. Wiedza i doświadczenie w zakresie wynajmu.
4. Wsparcie rodziny i znajomych.
5. Sytuacje konfliktowe.
6. Dobra organizacja.
7. Czas wolny.
8. Koszty.

Katarzyna Gąsowska, 07'2015